La promozione di un congresso

Come comunicare il tuo congresso prima, durante e dopo?

2 obiettivi raggiungere :

o Le numero di partecipanti
o Una Partecipazione finanziaria sufficiente a bilanciare almeno il bilancio

Per questo, è importante promuovere bene il congresso e applicare il tecniche di marketing simili al lancio di un prodotto. Sarà necessario determinare i media, le date di diffusione e il tipo di informazioni più adatte all'obiettivo che vogliamo raggiungere.

Avrai sicuramente altri congressi in competizione. È quindi essenziale rendere il congresso il più interessante possibile. scegliendo temi, date e un luogo adatto a tutti. Tutto deve essere presentato correttamente.

È importanteottimizzare la promozione in base al budget che l'hai identificato e adattato in base ai risultati ottenuti (partecipazione di sponsor, registrazioni, ...)

Dobbiamo anche garantire che tutti siano coinvolti nel comitato organizzatore e determinare i ruoli di ciascuno.

1. Creazione di documenti

• Un file di presentazione del congresso (fornitori di servizi, sponsor, ente ufficiale, organizzatore, informazioni pratiche, ...).
• Creazione di a carta grafica per garantire la coerenza di tutti i documenti della conferenza (programma, lettere, sito web, ecc.)
• Convalida del programma su documento cartaceo e validazione da parte di persone esterne al congresso. Enfatizzare date, indirizzi e titoli.
• Far compilare la bozza del modulo di registrazione per un test persona esterna al comitato organizzatore.
• Primo annuncio (data, luogo, temi) per potenziali delegati.
• File dell'espositore/ sponsor con informazioni commerciali
• Programma preliminare comprese tutte le informazioni che i partecipanti devono registrare (registrazione, accompagnamento, abstract call, prenotazione hotel, ...)
• Programma finale.
• dai promemoria devono essere programmati regolarmente per raggiungere un massimo di persone.
• Una percentuale di registrazione del 10% rispetto alla corrispondenza cartacea inviata è completamente corretta.

2. Invio di documenti per il tuo congresso

• Costituzione di un file per target (delegati, espositori, media ...)
• Acquisto, noleggio o fusione di file esistenti (membri di un'associazione, persone che hanno già partecipato al congresso, ...).
• Verifica del file
• stampa una lettera personalizzata
• Busta e invio di documenti
• Contatti telefonici se necessario
• FaxMailing
• Emailing
• Mosto scaglionare la spedizione  documenti e inviarli se possibile in un periodo a seconda dell'obiettivo (es: non inviare i documenti ad agosto ai delegati)
• Mosto mantieni aggiornato il tuo file, in media si stima che un file abbia tra il 20% e il 30% di indirizzi errati dopo 1 anno. Per mantenere aggiornato il nostro file elaboriamo ogni reso (chiama per scoprire chi ha sostituito la persona che ha lasciato, ma anche per scoprire dove ha lasciato la persona responsabile)
• Inserimento nel file di indirizzi errati per verificare la restituzione e di un indirizzo personale per verificare l'uso improprio del file.
• L'invio di fax può essere effettuato in pochi minuti (per l'invio a oltre 2000 persone a un costo molto basso (circa 0,15 EUR / invio)

3. Sito Web

La creazione di un sito Web è essenziale per il tuo congresso, ti consente di trasmettere informazioni aggiornate (orari, luogo, data, accesso, programma, alloggio, programma sociale, condizioni di registrazione, ...) in tutto il mondo e per un costo molto basso (Con Soluzioni Web per riunioni, prezzi da 999 EUR). Inoltre, un sito Web consente anche di offrire la registrazione e il pagamento online nonché una prenotazione alberghiera con pagamento online.

Risparmia molto tempo sulla gestione delle iscrizioni per il tuo congresso.

4. Piano media

Utilizzare il Stampa professionale per la promozione del tuo congresso e per averlo nel suo partner ufficiali un media può essere un enorme vantaggio.

Negoziazione di scambio con i media: pubblicità gratuita sui loro media contro una presenza sul posto durante il congresso (sotto forma di diffusione di un giornale, inserire tasca o supporto)
Invio regolare di comunicati stampa.

Se le risorse lo consentono, uno specialista sarà in grado di occuparsi del piano media in modo molto professionale.

5. Utilizzo dei partner per trasmettere e coinvolgere le informazioni sulla conferenza

Espositori e sponsor possono trasmettere il programma e modulo di registrazione. Possono essere molto utili perché conoscono il mercato e sono sul campo. D'altro canto, hanno interesse ad avere persone al congresso. Quindi devi farlo coinvolgere il più possibile.

Federazioni e associazioni professionali possono prestare il loro file o inviare il tuo programma con la loro newsletter.

Il comitato scientifico e gli oratori possono comunicare sul congresso [su altri congressi in cui sono oratori, con gli espositori (come cliente) ...]

Prendi accordi con altri organizzatori di conferenze sullo stesso tema in modo che trasmettano il tuo programma.