una mostra

1 - Per i partecipanti:

• Scoprire nuovi prodotti, servizi, o tecniche
• Ulteriori informazioni,
• Contatti commerciali

2 - Per gli espositori:

• La capacità di comunicare loro notizieLoro prodottio servizi
• Stabilire contatti commerciali con i delegati
• Fabbricazione manifestazioni
• Una risparmio di tempo e denaro (Visibilità di centinaia di persone nello spazio di congresso) un miglioramento delle immagini

3 - Per gli organizzatori:

• Un sostegno finanziario importante,
• Supporto per la promozione del CongressoPerché espositori comunicano al tuo evento

Uno spettacolo di successo!

Il programma deve tener conto dell'esposizione

• L'esposizione deve essere aperto al momento dell'apertura del congresso (Ci dovrebbe essere anche un tempo di setup per gli espositori che può variare da poche ore ad alcuni giorni a seconda della natura dell'esposizione)
• Annullare tempo libero per consentire ai delegati di visitare la mostra
• Una apertura ufficiale L'esposizione può anche essere interessante.
• Una notte fuori può anche essere un modo per gli espositori di invitare ospiti a cena o una festa.

L'esposizione deve essere correlato al programma

• Questo avrà un ulteriore interesse per gli espositori e sarà più facile convincere.
• Espositori / sponsor possono far parte del programma organizzando un simposio o parlando ad una conferenza.
• Gli espositori possono supportare i delegati e relatori (prenotazioni alberghiere, trasporti, spese di registrazione, ...).

Un posto unico!

• La mostra e il convegno dovrebbero essere tenuti in un unico luogo.
• Assicurarsi che il luogo è un must per il membro del Congresso (sale riunioni uscita).
• L'ideale è quello di organizzare la mostra nello stesso luogo che rompe, cocktail buffet ...

Sponsor di informazione:

• È importantecorrettamente e informa regolarmente espositori a monte del Congresso per specificare i loro cambiamenti di programma, il numero di iscritti, temi ...
• Può essere interessantecoinvolgere espositori nel bando del congresso, dobbiamo dare loro i mezzi per farlo (distribuzione di programmi, manifesti, ...)
• Invio l'elenco dei partecipanti dopo che il Congresso
• Condurre regolari rilanci commerciali tutti gli esponenti potenziali non hanno ancora convalidato la loro partecipazione.

Invia l'espositore momento della conferma della registrazione, un fascicolo tecnico contenente:

• Il progetto della mostra,
• una descrizione precisa degli stand,
• Regolamento della mostra,
• moduli di prenotazione di mobili,
• camere modulo di prenotazione
• ramificazione,
• Applicazione
• distintivo ...
• informazioni su assicurazioni
• ore e smontaggio,
• consegne
• memorizzazione,
• guardia,
• pulizia
• ...

Espositori Servizi:

In generale, è necessario designare un funzionario della mostra sarà anche responsabile di fornire diversi servizi agli espositori:

• Sistemazione: prenotare camere a tariffe scontate (notare il periodo di montaggio e smontaggio)
• Catering: vassoi dei pasti negli stand, caffè durante le conferenze.
• Benvenuto formale per gli espositori
• Biglietti parcheggio.
• Fatto a disposizione Manipolazione.
• Memorizzazione locale.
• Servizio pulizia, di babysitting...

Come trovare sponsor per la tua convention?

Realizzazione di un file qualificato potenziali espositori con informazioni di contatto (indirizzo, telefono, e-mail) i funzionari potrebbero prendere la decisione di frequentare la vostra conferenza.

Invia appena possibile il business case del Congresso. Nelle grandi imprese, i bilanci vengono decise di solito nel mese di settembre / ottobre.

Il business case deve essere completo (Scientifico, profilo dei partecipanti ed espositori, numero di partecipanti attesi, l'interesse per l'esponente) e dovrebbe includere tutti i tipi di investimenti offerti di sponsorizzare (stand simposio, risposta, pubblicità sul bordo o al sito web .. .)

Se una persona è un client del comitato scientifico in un potenziale espositore, è necessario l'coinvolgere in questo processo di ricerca di sponsor.